Participer à l'IC peut être une expérience passionnante et enrichissante, offrant aux adolescents une occasion unique de faire de nouvelles rencontres, de participer à des sessions interactives et d'acquérir de nouvelles perspectives. Il est important de bien comprendre les aspects logistiques liés à la participation à une expérience immersive telle que l'IC afin de garantir le bon déroulement de l'événement. Voici quelques conseils généraux et informations utiles pour que les participants arrivent au congrès avec des attentes claires et réalistes.

• Les adolescents qui se rendent à l'IC doivent être capables de se repérer seuls dans un aéroport.

• À l'IC, les adolescents ne sont pas autorisés à regagner leur chambre avant la fin des activités, qui ne s'achèvent généralement que tard dans la soirée.

• Les adolescents prennent leurs repas tous ensemble dans une grande salle de banquet. Nous prévoyons la présence d'environ 4 000 adolescents et membres du personnel dans cette même salle pour la plupart des repas.

• À l'IC, les adolescents sont responsables de la gestion de leurs propres médicaments. Le centre médical disposera de quelques médicaments en vente libre pour répondre à des besoins imprévus, mais si un participant doit prendre des médicaments quotidiennement, il devra en assurer la gestion de manière autonome. Les participants peuvent apporter leurs propres médicaments en vente libre à l'IC.

• Des salles de repos seront mises à la disposition des délégués à certains moments de la journée, leur offrant un espace serein propice à la détente et à la réduction du stress. L'IC est un événement très animé, marqué par une activité et des interactions constantes. Les salles de repos permettent aux participants de s'éloigner de l'agitation du congrès, offrant un havre de paix à ceux qui ont besoin d'une pause loin des interactions sociales.

Pour rappel, les délégués ont signé un accord relatif au Code de conduite et aux Normes communautaires lors de leur inscription en tant que membres d’ BBYO . Cela atteste qu’ils ont pleinement pris connaissance des attentes en matière de comportement définies par BBYO. Si un délégué venait à enfreindre le Code de conduite, l’incident serait traité par les membres du personnel compétents.

BBYO applique une politique de tolérance zéro face à toute violation du Code de conduite et à toute affaire disciplinaire portée à la connaissance du personnel de l’IC. Si un participant est renvoyé de l’IC pour des raisons disciplinaires ou pour avoir enfreint le Code de conduite, les parents ou tuteurs sont tenus d’organiser immédiatement son retour chez lui, aux frais du participant et sans remboursement.

Vous trouverez ici les infractions les plus courantes au Code de conduite ainsi que leurs conséquences.

IC dispose d'une équipe de spécialistes du bien-être qui accompagnent les adolescents ayant des besoins en matière de santé mentale et d'équilibre émotionnel. Ces spécialistes sont présents tout au long du congrès et peuvent être contactés sur simple demande auprès du personnel d'IC.

BBYO Des adolescents ayant suivi une formation aux « premiers secours en santé mentale pour les jeunes » seront également présents tout au long du salon. Ces adolescents ont appris à reconnaître les signes indiquant que leurs camarades sont confrontés à des difficultés liées à la santé mentale, à réagir de manière appropriée et à les mettre en relation avec un adulte de confiance.

L'ensemble du personnel d'BBYO a suivi une formation aux « premiers secours en santé mentale pour les jeunes » et aux « relations saines ». Les membres du personnel sont ainsi en mesure d'identifier les difficultés liées à la santé mentale et d'orienter les adolescents vers les aides adaptées.

Plus le personnel d’ BBYO dispose d’informations à l’avance, mieux nous sommes en mesure d’accompagner les adolescents. Pour discuter à l’avance avec un professionnel d’ BBYO de tout sujet lié à la santé mentale, émotionnelle ou sociale au sein d’IC, veuillez contacter Ari Handel, directrice principale du bien-être et de l’inclusion chez BBYO, à l’adresse suivante : [email protected].

IC dispose d'un centre médical sur place, doté d'infirmières et de médecins. Le personnel est à disposition pour répondre aux besoins sur place et pour déterminer si un adolescent doit consulter un professionnel de santé à l'extérieur du centre. Le centre médical mettra à disposition certains médicaments en vente libre en cas de besoin imprévu, mais si un participant doit prendre des médicaments quotidiennement, il lui appartiendra de gérer lui-même son traitement.

‍Que se passe-t-il si un délégué tombe malade pendant l'IC ? 

IC dispose sur place d'une équipe médicale composée d'infirmiers diplômés, de professionnels de la santé mentale et de médecins. Si un participant a besoin de soins médicaux, un membre du personnel d'IC peut l'aider à contacter un membre de l'équipe médicale. 

Si un adolescent est testé positif sur place au COVID-19, à la grippe ou à une angine streptococcique, ou s'il présente de la fièvre, il sera placé dans une chambre d'isolement. La durée de son séjour dépendra de la durée de ses symptômes. Pendant cette période, une infirmière viendra le voir tous les jours et ses repas lui seront apportés dans sa chambre.

En cas d'urgence, « BBYO » fera appel à l'hôpital le plus proche. Si des informations supplémentaires ou des services médicaux hors de l'hôtel s'avèrent nécessaires, un membre de l'équipe de direction d'IC contactera le parent ou le tuteur du participant. Si un adolescent est hospitalisé, un parent ou un tuteur pourra être amené à venir le retrouver à l'hôpital dans les 24 heures et il se peut qu'il ne puisse pas revenir à IC.

‍Comment puis-je contacter quelqu'un chez IC ? 

En cas d'urgence pendant le programme IC, les parents sont invités à appeler la ligne d'assistance IC au 202-507-7266.

Les bureaux d'IC seront ouverts tous les jours de 8 h à 22 h (heure de l'Est). Même si notre équipe travaille jusque tard dans la nuit, si vous tombez sur notre messagerie vocale en soirée, n'hésitez pas à laisser un message. Nous consulterons régulièrement nos messages et vous répondrons dans les plus brefs délais.

Si un participant a besoin d’un accompagnement supplémentaire, les modalités doivent être discutées avant le 21 octobre 2026. Tout besoin spécifique ou personnalisé doit être pris en charge par Ari Handel, directrice principale du bien-être et de l’inclusion chez BBYO, à l’adresse suivante : [email protected].

Tous les adolescents participant à l'IC et à la Global Ambassadors Week doivent fournir une copie de leur assurance maladie dans le cadre de leur inscription à l'IC. Cette assurance peut provenir du pays d'origine du délégué, mais les familles des délégués seront responsables de tous les frais médicaux non couverts par leur assurance pendant la convention. Cela peut inclure les visites à l'hôpital, les consultations médicales, les médicaments ou tout autre traitement médical.

De nombreuses assurances provenant d’autres pays ne couvrent pas les soins médicaux reçus en dehors de votre pays d’origine. Si votre assurance actuelle ne propose pas cette couverture, nous vous recommandons vivement de souscrire une assurance voyage avant le départ. L’assurance voyage doit couvrir les soins dispensés dans les hôpitaux et établissements médicaux américains, ce qui permettra à votre adolescent de bénéficier rapidement d’un traitement en cas de besoin et protégera votre famille contre les frais imprévus.

Il incombe à votre famille de choisir et de souscrire la police d'assurance voyage la mieux adaptée à vos besoins. Veuillez noter que BBYO ne cautionne ni ne recommande aucun prestataire en particulier. Certaines formules d'assurance voyage doivent être souscrites dans un délai déterminé à compter de la réservation de votre vol afin de bénéficier de certaines garanties ; nous vous recommandons donc de vous renseigner sur les différentes options dès que possible après l'achat de vos billets d'avion afin de ne pas manquer ce délai.

À l'IC, les adolescents sont responsables de leurs propres médicaments. Certains médicaments en vente libre seront disponibles au centre médical sur place, mais les adolescents doivent apporter et conserver tous les médicaments dont ils prévoient d'avoir besoin pendant toute la durée du congrès. Cette règle s'applique spécifiquement à l'IC et ne s'applique pas nécessairement à d'autres événements avec hébergement. 

Dans le cadre de la procédure d'inscription à tout programme avec hébergement, y compris l'IC, les familles seront invitées à confirmer que leurs adolescents ont bien reçu les vaccins infantiles. La politique de vaccination la plus récente de l'BBYOest disponible ici. Les adolescents qui ne se conforment pas à cette exigence ne seront pas autorisés à participer et ne pourront pas être remboursés après la date limite d'annulation.

Si votre adolescent n’est pas entièrement vacciné conformément aux exigences de l’ BBYOet que vous souhaitez obtenir une dérogation, vous devez remplir le formulaire de demande de dérogation disponible ici.

Des dérogations peuvent être envisagées, sans toutefois être garanties, dans les situations suivantes : antécédents de réaction allergique grave à un vaccin, antécédents de syndrome de Guillain-Barré survenus dans les six semaines suivant l'administration d'un vaccin précédent, ou chez les personnes sous traitement immunosuppresseur ou sous corticoïdes à long terme. 

BBYO n'accepte pas les formulaires d'exemption vaccinale présentés dans le cadre d'autres programmes, établissements scolaires ou États. Le programme « BBYO » n'accepte pas les exemptions pour motifs religieux.  

Toute demande de dérogation doit être soumise spécifiquement pour ce programme et approuvée par BBYO. Cette demande doit être reçue dans un délai de deux semaines à compter de la date d'inscription. Tout formulaire soumis après ce délai ne donnera pas lieu à un remboursement intégral si la demande de dérogation est refusée.

Vaccination : il est vivement recommandé à toutes les personnes participant aux séjours avec nuitée organisés par l'BBYO de se faire vacciner chaque année contre la grippe. 

Dépistage dans le cadre des programmes internationaux avec hébergement : « BBYO » procédera au dépistage des participants conformément à nos consignes en vigueur et en s'appuyant sur son jugement clinique. Tout refus de se soumettre au dépistage entraînera l'exclusion automatique du programme.

Résultat positif lors des séjours internationaux avec nuitée : toute personne dont le test de dépistage de la grippe ou de la COVID-19 s’avère positif, ou qui présente de la fièvre (définie comme une température égale ou supérieure à 100,4 °F ou 38 °C) lors d’un séjour avec nuitée organisé par l’ BBYO , sera immédiatement placée en quarantaine.

Pour qu'un adolescent puisse sortir de l'isolement, ses symptômes doivent s'améliorer et il doit ne plus présenter de fièvre sans avoir pris d'antipyrétiques pendant 24 heures.

Si vous avez contracté la grippe ou la COVID-19, ou si vous présentez de la fièvre avant un événement : les participants se trouvant dans l’une des situations susmentionnées ne peuvent assister à un événement que si, depuis au moins 24 heures, les deux conditions suivantes sont remplies :

• Dans l'ensemble, les symptômes du participant s'améliorent, et

• Le participant n'a pas eu de fièvre (et ne prend pas de médicaments antipyrétiques)

Dépistage dans le cadre des programmes internationaux avec hébergement : « BBYO » procédera au dépistage des personnes présentant des symptômes d’infection à streptocoques (angine streptococcique), conformément à nos consignes permanentes et en s’appuyant sur un jugement clinique. Tout refus de se soumettre au dépistage entraînera automatiquement l’exclusion du programme.

Résultat positif lors des séjours : les personnes dont le test de dépistage de l'angine streptococcique s'avère positif lors d'un séjour organisé par l'BBYO , seront immédiatement mises en quarantaine. L'équipe médicale organisera un rendez-vous avec un professionnel de santé dès que possible. Les participants pourront réintégrer le programme après 24 heures de traitement aux antibiotiques et s'ils n'ont pas eu de fièvre pendant 24 heures sans avoir pris de médicaments antipyrétiques.

Si vous avez contracté une angine streptococcique avant un événement : les participants ayant contracté une angine streptococcique seront autorisés à participer à tous les événements organisés par « BBYO » après avoir suivi un traitement antibiotique pendant 24 heures et ne plus présenter de fièvre sans avoir pris de médicaments antipyrétiques.

BBYOLe personnel médical de [ BBYO] peut estimer qu’un adolescent doit être placé en isolement pour des raisons autres que celles énumérées ci-dessus. Le personnel médical de [ ] peut également exiger qu’un adolescent porte un masque à la fin de son isolement, si cela est médicalement indiqué. Le refus de porter un masque lorsque cela est obligatoire ou le non-respect des consignes de quarantaine entraînera l’exclusion immédiate du programme. [ BBYO ] peut regrouper dans des chambres d’isolement des adolescents présentant des diagnostics similaires, quelle que soit la durée de leur isolement.